Was ist ClubProcess

Einen Verein zu betreiben ist mit administrativen Aufgaben und Kommunikation nach innen (Vereinsmitglieder) und außen (Dach-, Fachverbände, Ämtern, Sponsoren, ...) verbunden.

ClubProcess ist eine vollständig browserbasierte Vereinssoftware, die alle wesentlichen Vereinsfunktionen abbildet – inklusive Mitgliederverwaltung, interne Kommunikation, Termine, Aufgaben, Protokolle u.v.m.

Die Software wurde in einem echten Verein entwickelt und orientiert sich zu 100% an den realen Anforderungen der Vereinsarbeit.

Verband- und Vereinstägigkeit sind ihrem Grund nach keine gewinnorientierte Geschäftsform. Das soll auch durch ClubProcess gelebt werden. Der jährliche "Mitgliedsbeitrag" von EUR 60,00 (inkl. MwSt.) deckt hierbei den administrativen Aufwand, die Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur, die Unterstützung bei Problemen sowie laufende Entwicklungsarbeiten im Zuge von Verbesserungen oder Erweiterungen ab.

Vorteile auf einen Blick

• ✅ Keine App – läuft vollständig im Browser.
• ✅ Responsive & mobil nutzbar.
• ✅ Kein Abo – Jahresbeitrag nur EUR 60,00 inkl. MwSt.
• ✅ Für Vereine jeder Art: Sport, Musik, Kultur, Ehrenamt, ...
• ✅ Erweiterungen ohne Zusatzkosten.
• ✅ Funktonserweiterung idealerweise in Abstimmung mit Vereinen und basierend auf deren Anregungen, Wünsche und Notwendigkeiten.

Funktionsumfang von ClubProcess

• 💻 Je Verein eine eigene ClubProcess Instanz (= eigener Datenbestand samt Eigenverwaltung).
• 🎨 Die Farbgestaltung der Seite lässt sich online konfigurieren.
• 🧍 Uneingeschränkte Anzahl persönlicher Mitgliederzugänge, hinterlegbar mit Benutzerdaten, internem Profilbild, Verständigungsnachrichten, ...
  Bei minderjährigen Mitgliedern werden deren Eltern automatisch in die Vereinskommunikation eingebunden.
• 📫 Persönliche Nachrichten: direkte Kommunikation zwischen Mitgliedern.
• 📋 Blackboard: themenbezogene Kommunikation unter Mitgliedergruppen (Nachwuchs, Erwachsene, Trainer, Vorstand, ...).
  Die Foren und deren Anzahl können eigenständig eingerichtet werden.
• 📆 Terminkalender: mit An-/Abmeldefunktion, Teilnehmerliste und Anwesenheitsliste. Termine können nach Kategorien gefiltert werden.
• 📃 Terminliste: 12 Monats Raster mit allen Terminen. Speziell für Verwaltung administrativer Termine (Mitgliedsbeiträge, Zahlungstermine, ...) hilfreich.
• 💰 Zahlungsabrechnung: Zahlungsforderungen (z.B. Mitgliedsbeiträge, Vorschreibungen, Veranstaltungsbeiträge, ...) werden den Mitglieder über die Homepage aufgeschalten.
• 💲 Buchhaltung: einspielen von Kontodaten, Kategorisierung von Buchungszeilen, Abgleich von Zahlungen, Unterstützung der Datenaufbereitung für Rechnungsprüfung.
• 📮 Briefkasten: darüber können von Mitgliedern anonyme Nachrichten an den Verein gesendet werden.
• 📯 Systemverständigungen bei Terminankündigung/-änderung, Persönlichen Nachrichten, Blackboardbeiträgen, Zahlungsforderungen, ...
• 🗞 Newsletter: Möglichkeit von Berichterstellungen für Öffentlichkeitsarbeit.
• 💬 Verständigungsnachrichten: bei eingehenden Informationen (Persönliche Nachrichten, Blackboard, Termine, ...) wird für jedes betroffene Mitglied eine Verständigungsnachrichten versendet. Gleichzeitg werden diese Nachrichten auch in einer Liste abgelegt, um online darauf zugreifen zu können.
  Jedem Mitglied steht es frei, seinen Telegram Account mit dem System zu verknüpfen. Damit werden Verständigungen unmittelbar als Push-Nachricht an den Telegram-Account gesendet, was eine unmittelbare Informationsverständigung ermöglicht.
• ✅ Lesebestätigungen: Mitglieder mit organisatorischen Funktionen können bei Nachrichten Lesebestätigungen einfordern.
• 🖼 Mitgliederalbum: wer ist wer. Nur für Mitglieder einsehbar.
• 🚨 Systemneuigkeiten: was hat sich am System in Bezug auf Funktion und Handhabung geändert.
• 📝 Anmeldeformulare inkl. teilautomatischer Mitgliederaufnahme in das System.
• 👌 Trainerbeurteilungen: je Termin und anwesenden Teilnehmer können Beurteilungen erstellt werden. Zur Selbstreflexion auch mit vorhergehender Eigenbeurteilung, bevor die Trainersicht aufgeschalten wird.
• 🎯 Trainingsziele: Verteilung von Aufgaben/Zielen und der Möglichkeit gegenseitigen Austauschs mit den Betreuern.
• 🔨 Vorstandstätigkeiten: Verwaltung von Vorstandsarbeiten, über welche das System bei Bedarf zum eingestellten Zeitpunkt erinnert.
• 🔍 Suchfunktion: Angemeldete Benutzer können Textpassagen in Persönlichen Nachrichten, Blackboardforen oder Homepageseiten suchen.
• 📓 Notizblock: Gedanken, Ideen, Sitzungsvorbereitung, ... lassen sich in Notizblättern erfassen. Somit ist für das nächste Gespräch alles abrufbereit.
• 📦 Inventar: wer hat was und wann ausgeborgt.
• 💶 Preisliste zur Abbildung interner Kosten. Dies können z.B. Mitgliedsbeiträge, Trainerhonorare, Trainingsausrüstung, ... sein.

Interesse an einer eigenen ClubProcess Seite?

• ClubProcess ist als Unterstützung für kleine und mittlere Vereine gedacht.
• ClubProcess kostet je Jahr EUR 60,00 (inkl. MwSt), hat keine Mengenlimitierung von Mitgliederanzahl, Nachrichten, Terminen, ... und erstreckt sich von 01.01 bis 31.12. eines Jahres.
  Das Speicherplatzkontigent ist auf eine Größe von 10GB limitiert. Eine Erhöhung ist gegen Gebühr (abhängig von Kosten und Optionen des Systemanbieters) möglich.
  Bei Quereinstieg wird bis zum September lediglich der aliquote Anteil an verbleibenden Monaten verrechnet.
  Ab September sind für die restlichen Monate EUR 20,00 (inkl. MwSt) zu entrichten.
• Alle ClubProcess Instanzen laufen mit denselben Funktionen. Erweiterungen/Änderungen werden immer auf allen Instanzen aktiv.
• Die Grunddaten einer ClubProcess Instanz können durch den Verein/Verband selbst gepflegt werden. Beispiele hierfür sind Vereinsname, Vereinsanschrift, E-Mail Adressen, ...
• Die Farbgestaltung und Slideshow lässt sich je Instanz anpassen.
• Als Webseitenanwendung kann ClubProcess im Grunde genommen auch als die eigentliche Homepage des Vereins verwendet werden. Referenzbeispiel siehe Badminton Point Vienna.
  Dies bedarf jedoch separater Abstimmung und ist ggfs. mit Zusatzkosten verbunden.
• Eine Kündigung der ClubProcess Instanz ist zu jedem Monatsende möglich und geht mit einer 3 monatigen Kündigungsfrist einher. Für die Rechtzeitigkeit ist das Datum der Postaufgabe maßgeblich. Es gibt keine aliquote Refundierung offener Monate.
• Im September erfolgt die Erinnerung zur spätestmöglichen Kündigung mit Ende des laufenden Kalenderjahres. Gleichzeitig wird auch die Vorschreibung für das folgende Kalenderjahr übermittelt. Im Oktober, November und Dezember ergehen die Zahlungserinnerungen. Wird bis 01.01. der Zahlungsforderung nicht nachgekommen, wird dies als automatische Kündigung angesehen und die ClubProcess-Instanz unmittelbar stillgelegt. Eine erneute Entscheidung zur Aufnahme einer bereits stillgelegten Instanz erfolgt ohne Aliquotierungsregelung.

Demozugang für diese ClubProcess Vorführseite?

Ihr seid ein Verein/Verband und wollt von ClubProcess die Funktionen näher kennen lernen?
Dann beantrage kurzerhand eine Demo-Mitgliedschaft und nach Prüfung¹ werden die Zugangsdaten mitgeteilt. Mit diesen lassen sich nach Lust und Laune die unterschiedlichen Sichten/Rollen und Bereiche von ClubProcess testen.
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¹ClubProcess ist eine öffentlich zugängliche Seite und mit der Überprüfung soll sichergestellt werden, dass keine unangemessenen Einträge verfasst oder Aktionen gesetzt werden.